Política de Privacidad y Protección de Datos
Última actualización: 24 de enero de 2026 · Versión 2026-01-24
1. Marco normativo
La presente Política de Privacidad se establece de conformidad con:
- Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, "RGPD").
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, "LOPDGDD").
- Directrices y guías de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y del Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD).
- Cualesquiera otras normas sectoriales aplicables, en particular en materia de protección de menores y de tratamiento de datos relativos a la salud.
2. Naturaleza del servicio
OClub es un servicio tecnológico prestado en modalidad software as a service (SaaS) orientado a la gestión organizativa, deportiva, económica y comunicativa de clubes deportivos. La Plataforma facilita herramientas para la administración de equipos, temporadas, entrenamientos, convocatorias, comunicaciones con familias, inscripciones, registro de lesiones, gestión de cuotas y, en su caso, módulos adicionales contratados por el Club.
3. Roles RGPD: Responsable y Encargado del Tratamiento
3.1. El Club como Responsable del Tratamiento
El Club deportivo que contrata y utiliza la Plataforma ostenta la condición de Responsable del Tratamiento respecto de todos los datos personales que incorpora, recopila, gestiona o trata a través de la misma. Es el único sujeto legitimado para determinar:
- Las finalidades y bases jurídicas del tratamiento;
- Las categorías de datos a tratar y los colectivos afectados;
- Los plazos de conservación;
- Los destinatarios y, en su caso, cesiones a terceros;
- Las medidas de seguridad complementarias adecuadas a su sector;
- La obtención y gestión de los consentimientos exigibles;
- El cumplimiento del deber de información a los interesados (art. 13 y 14 RGPD);
- La atención y gestión de derechos de los interesados;
- La notificación, en su caso, de brechas de seguridad ante la AEPD y los interesados afectados (arts. 33 y 34 RGPD).
3.2. OClub como Encargado del Tratamiento
La Plataforma OClub actúa exclusivamente en calidad de Encargado del Tratamiento, de acuerdo con el artículo 28 RGPD, limitándose a prestar el servicio tecnológico, alojamiento, infraestructura y funcionalidades necesarias para la operativa del Club, ejecutando en todo momento las instrucciones documentadas del Club como Responsable.
El prestador no decide finalidades; no determina las categorías de datos a introducir por el Club; no establece plazos de conservación por cuenta propia ni define destinatarios de las comunicaciones del Club. En consecuencia, la licitud del tratamiento, legitimación, deber de información, obtención de consentimientos, gestión de derechos y cumplimiento normativo corresponde íntegramente al Club, sin perjuicio de las obligaciones del Encargado en materia de seguridad y asistencia al Responsable.
El prestador y el Club suscribirán, cuando proceda, un contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28.3 RGPD que regule las condiciones específicas del tratamiento.
4. Categorías de datos tratados
Las categorías de datos personales tratados dependerán de la configuración y uso que el Club haga de la Plataforma, pudiendo incluir, sin carácter exhaustivo:
- Datos identificativos: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, identificadores internos, DNI/NIE cuando el Club lo incorpore.
- Datos de contacto: teléfono, correo electrónico, dirección postal en su caso.
- Datos organizativos y deportivos: equipo, categoría, posición, licencias federativas, convocatorias, asistencias, sanciones, estadísticas, observaciones de scouting y evolución deportiva.
- Imágenes y material audiovisual: fotografías individuales o de equipo, vídeos de entrenamientos o partidos, contenido aportado por entrenadores o por el propio Club.
- Datos económicos: historial de cuotas, recibos, justificantes de pago, estado de impago (sin almacenar tarjetas en la Plataforma; los pagos se procesan a través de pasarela bancaria certificada PCI-DSS).
- Datos de comunicaciones internas: mensajes, avisos, notificaciones enviadas dentro de la Plataforma.
- Datos técnicos: direcciones IP, tipo de dispositivo, registros de acceso, cookies técnicas necesarias para el funcionamiento.
4.1. Datos especiales: salud y aptitud médica
Si el Club decide tratar a través de la Plataforma información relativa a la salud o aptitud médica vinculada a la práctica deportiva (informes de lesiones, partes médicos, reconocimientos, certificados de aptitud, alergias, medicaciones), el Club asume en exclusiva la responsabilidad de:
- Garantizar la concurrencia de una base jurídica adecuada conforme al artículo 9 RGPD (consentimiento explícito, ejecución de obligaciones legales en el ámbito sanitario o asegurador, fines preventivos o de medicina deportiva, entre otras).
- Aplicar el principio de minimización de datos.
- Implementar medidas de confidencialidad reforzadas y restricción del acceso a personal estrictamente autorizado.
- Atender las obligaciones específicas que la normativa sanitaria, deportiva o federativa imponga.
El prestador, en su condición de Encargado, proporciona el entorno tecnológico seguro, pero no tiene control sobre la información médica que el Club decida incorporar ni sobre los profesionales del Club que acceden a la misma.
4.2. Datos de imagen
El tratamiento de imágenes de personas identificables (especialmente menores) constituye un tratamiento de datos personales sujeto al RGPD. El Club declara y garantiza disponer del consentimiento expreso e informado para el uso de imagen conforme a las finalidades concretas declaradas (uso interno, publicación en web del club, comunicaciones a familias, redes sociales si aplica) con carácter previo a su incorporación a la Plataforma.
4.3. Mensajería interna (chat)
La Plataforma incluye una funcionalidad de mensajería (chat) destinada exclusivamente a la comunicación entre los tutores legales y el personal del club (entrenadores y coordinación) en relación con la actividad deportiva del menor. Los datos tratados en este contexto son el contenido de los mensajes, así como la identidad del emisor, la ficha del menor asociada y las marcas de fecha, hora y estado de lectura.
Finalidad y base jurídica: facilitar dicha comunicación y velar por un entorno seguro y respetuoso para los menores. El tratamiento se ampara en el interés legítimo del Club (artículo 6.1.f RGPD) en la buena convivencia y la protección de las personas menores de edad, así como en el consentimiento del usuario, que debe aceptar las condiciones del chat con carácter previo a su uso.
Moderación y acceso: el usuario es informado, mediante un aviso previo de aceptación obligatoria dentro de la propia aplicación, de que la conversación está cifrada y supervisada por la coordinación del club con fines de moderación. En consecuencia, el personal autorizado del Club puede acceder al contenido de los mensajes cuando resulte necesario para dicha finalidad (por ejemplo, revisión de mensajes inapropiados). Se conserva prueba de la aceptación de estas condiciones (fecha, hora, dirección IP y versión del texto aceptado).
Seguridad: los mensajes se almacenan cifrados en reposo (cifrado simétrico AES-256). No se trata de un sistema de cifrado de extremo a extremo, precisamente para permitir la función de moderación descrita. Los mensajes se conservan mientras dure la relación y el vínculo con el equipo, y se eliminan o bloquean conforme a los plazos y criterios generales de conservación indicados en el apartado 6.
5. Datos personales de menores de edad
La actividad deportiva ordinaria de los clubes implica el tratamiento de datos personales de menores de edad. Esta circunstancia exige un régimen de garantías reforzado:
5.1. Consentimiento por patria potestad o tutela
El Club declara y garantiza que, con carácter previo a la incorporación de datos personales de menores a la Plataforma, ha obtenido y conserva un consentimiento válido, expreso, específico, informado y otorgado por quien ostente la patria potestad o tutela legal del menor, cuando la base jurídica exija consentimiento.
Conforme al artículo 7 LOPDGDD, el tratamiento de datos de menores de catorce años requerirá el consentimiento de los titulares de la patria potestad o tutela. Para mayores de catorce años, podrá consentir el propio menor, salvo en aquellos casos en los que la ley exija para su asistencia la asistencia de los titulares de la patria potestad o tutela.
5.2. Información a los progenitores y tutores
El Club se obliga a haber facilitado, con carácter previo, a quienes ostenten la patria potestad o tutela del menor, la información del artículo 13 RGPD relativa al tratamiento: identidad del Responsable, finalidades, base jurídica, destinatarios, plazo de conservación, derechos del interesado y canales de ejercicio. La Plataforma OClub ofrece la app OClub Tutores (iOS y Android) como canal técnico para que el Club pueda implementar el flujo de información y consentimiento, pero la obligación de facilitar dicha información corresponde al Club.
5.3. Indemnidad
El Club mantendrá indemne a la Plataforma OClub frente a cualesquiera reclamaciones, sanciones, indemnizaciones o costes (incluyendo honorarios de letrados y procuradores) derivados de la falta de base jurídica, deficiencias informativas, revocaciones de consentimiento no gestionadas en plazo, uso de datos para finalidades no autorizadas o cualquier otro incumplimiento por parte del Club en relación con el tratamiento de datos de menores.
6. Conservación de los datos
Los datos se conservarán durante la vigencia de la relación contractual entre el Club y la Plataforma OClub y, posteriormente, durante los plazos necesarios para atender responsabilidades legales y/o contractuales, en particular:
- Plazos de prescripción de las acciones derivadas del contrato.
- Obligaciones fiscales y mercantiles aplicables a la documentación económica (mínimo seis años conforme al Código de Comercio para libros y registros contables, en su caso).
- Plazos específicos exigidos por la normativa federativa o sectorial.
El Club determina los criterios concretos de conservación y supresión aplicables a su operativa. A la terminación del contrato, el prestador, conforme al art. 28.3.g RGPD y las instrucciones del Club, devolverá o suprimirá los datos personales, salvo que la legislación aplicable exija su conservación.
7. Medidas de seguridad técnicas y organizativas
La Plataforma OClub aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas conforme al artículo 32 RGPD y al estado de la técnica:
- Cifrado: de las comunicaciones (HTTPS/TLS) y de los backups (cifrado simétrico AES-256).
- Control de acceso basado en roles con autenticación mediante tokens JWT firmados, contraseñas con hash BCrypt y, en módulos sensibles, doble PIN.
- Segregación lógica de datos por Club.
- Registros de actividad con fines de auditoría y trazabilidad (artículo 30 RGPD).
- Copias de seguridad automáticas, cifradas y con rotación.
- Servidores ubicados dentro del Espacio Económico Europeo (EEE); no se realizan transferencias internacionales a países sin nivel adecuado de protección. Si se realizara alguna transferencia, se haría con las garantías del art. 46 RGPD (cláusulas tipo, decisión de adecuación, BCR, etc.).
- Medidas de continuidad y disponibilidad del servicio.
El Club es responsable de definir usuarios autorizados, asignar roles/permisos adecuados al principio de mínimo privilegio, custodiar las credenciales y gestionar el acceso de su personal y colaboradores.
8. Encargados subcontratistas (sub-encargados)
Para la prestación del servicio, OClub puede recurrir a sub-encargados con las garantías exigidas por el art. 28.4 RGPD. Los principales sub-encargados actualmente utilizados incluyen, sin perjuicio de actualizaciones que se notificarán al Club:
- Proveedor de infraestructura cloud para alojamiento (servidores en EEE).
- Proveedor de email transaccional para notificaciones operativas (AWS SES, EEE).
- Pasarela de pago certificada PCI-DSS (Stripe) para procesar pagos de cuotas; Stripe actúa como Responsable independiente respecto de los datos de tarjeta.
- Servicios de notificaciones push (Firebase Cloud Messaging) para envío a dispositivos móviles de las familias.
La incorporación o sustitución de sub-encargados se comunicará al Club con antelación razonable. El Club podrá oponerse por motivos razonables y fundados.
9. Derechos de los interesados
Los interesados (jugadores, familias, personal del Club) tienen derecho a:
- Acceso — conocer si se están tratando sus datos.
- Rectificación — solicitar la modificación de datos inexactos.
- Supresión ("derecho al olvido") — en los supuestos del art. 17 RGPD.
- Oposición al tratamiento por motivos fundados.
- Limitación del tratamiento.
- Portabilidad en formato estructurado de uso común.
- No ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos significativos.
- Retirar el consentimiento en cualquier momento cuando el tratamiento se base en el mismo.
- Reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si considera que se ha vulnerado su derecho.
El ejercicio de estos derechos debe dirigirse al Club como Responsable del Tratamiento, a través de los canales que el Club tenga habilitados. OClub, en su condición de Encargado, prestará la asistencia técnica razonable necesaria al Club para atender estas solicitudes.
10. Brechas de seguridad
En caso de detectarse una brecha de seguridad que pudiera afectar a datos personales, OClub notificará al Club sin dilación indebida y en un plazo orientativo de 24 horas desde su conocimiento, facilitándole la información razonable disponible para que el Club, como Responsable, pueda cumplir sus obligaciones de notificación a la AEPD (art. 33 RGPD) y, en su caso, a los interesados afectados (art. 34 RGPD).
11. Modificación de la Política de Privacidad
El prestador podrá actualizar esta Política para adaptarla a cambios normativos, operativos o técnicos. La versión vigente se publicará siempre en este sitio con indicación de la fecha de actualización. Para cambios sustanciales se notificará al Club por los canales habituales.
12. Contacto en materia de protección de datos
Para cualquier cuestión relacionada con la protección de datos en relación con la Plataforma OClub, el canal de contacto es el correo electrónico administrador@gestiondeclubes.net. Los datos identificativos completos del prestador se encuentran disponibles en el Aviso Legal.
Versión: 2026-01-24